5 лайфхаков для бухгалтера

Герман Тимонин
Автор Статьи

Мы собрали полезные советы, которые упростят работу бухгалтерам не только в 1С, но и в коллективе.

1. Указывайте список всех необходимых документов в договоре

На этапе составления договора с контрагентом сразу укажите какие документы необходимы вам для исполнения договора. Чтобы обезопасить себя можно прописать сумму штрафа за непредставление нужных документов. Так контрагент будет заинтересован, чтобы своевременно прислать вам полный пакет документов, а вам не придется постоянно ему напоминать и доставать вопросами.

2. Сканируйте документы заранее

Первичные документы необходимо хранить минимум пять лет. Даже если вы храните их очень аккуратно, бумага может износиться, а чеки выцветают за год. Представьте на минутку, налоговая запрашивает документы 3-х летней давности, а в папке остались белые чеки, без всяких признаков информации. Чтобы избежать таких ситуаций, лучше завести электронный архив, к тому же это удобно сделать в облаке. Скан документа в любой момент можно распечатать и предоставить проверяющим органам.

3. Фиксируйте задачи

Чтобы ничего не забыть, важно фиксировать все цели и задачи. Вы можете это делать не выходя из вашей базы 1С. Чтобы включить эту функцию в программе 1С:Бухгалтерия, перейдите в раздел “Администрирование” и выберите пункт “Органайзер”, далее вы сможете ставить задачи себе и вашим сотрудникам/коллегам, а также уведомлять их о просроченных и выполненных задачах.

4. Найдите специальное место для первичных документов

С первичными документами работает не только бухгалтер, но и, например водители, экономисты, экспедиторы и другие заинтересованные лица. Чтобы не терять нужные бумаги, поставьте специальный ящик, куда сотрудники могут складывать все первичные документы. Контейнер должен быть доступен всем сотрудникам, не только бухгалтерам. Раз в день / несколько дней / неделю освобождайте коробку от накопившихся бумаг, вводите их в систему и добавляйте в нужные папки. Конечно, это не решение всех проблем, но зато вы точно будете спокойны, что все документы в одном месте. А еще у вас не будет дергаться глаз от вопроса: “Куда мне деть эту бумажку?”

5. Переводите клиентов в облако

Вы можете стать партнером сервиса и работать с базами клиентов в одном месте + получать привилегии. Если ваш клиент перенесет свои базы в облако, он также сэкономит на доступе бухгалтера, а вы наоборот заработаете. Как работает партнерская программа можно узнать на странице “Для бухаутсорсинга”.

Позаботьтесь о себе и упростите рабочий процесс. Профессиональных успехов!