Что такое Документооборот 1С, как внедрить и работать с программой?

Герман Тимонин
Автор Статьи

1С широко используется компаниями, и многие слышали о нем хотя бы раз. Это целая система конфигураций на платформе 1С:Предприятие, предназначенных для оптимизации бизнес-процессов компании. Каждая конфигурация предоставляет возможности по эффективному управлению бухгалтерией, учетом, кадрами и другими аспектами деятельности. К популярным программам относится 1С:Документооборот, о которой и пойдет сегодня речь. Что это такое, как внедрить её в работу и работать с ней, расскажем в нашей статье и поделимся 10 главными фишками, которые будут полезны и интересны людям из бизнес-среды.

Итак, чем мы поделимся:

Что такое документооборот 1С?

1С:Документооборот — это конфигурация на базе 1С:Предприятие 8, предназначенная для автоматизации процессов внутри компании. Здесь происходит рассмотрение, редактирование и учет документов. 1С выступает в роли хранилища, упрощающего выполнение обязанностей и повышающего скорость их выполнения, соответственно, и эффективность.

Организация делопроизводства компании происходит в соответствии с нормативной документацией.

Безопасность 1С

Информационная безопасность 1С обеспечивается рядом факторов:

  • Доступ к сведениям контролируется и предоставляется пользователям в соответствии с их должностью или видом деятельности.
  • Наличие нескольких видов аутентификации для определения пользователей. Разрешение на просмотр, редактирование данных не будет предоставлено пользователю, подлинность личности которого не будет подтверждена.

Более подробную информацию о способах обеспечения безопасности данных в 1С можно найти на официальном сайте.

Какие задачи решает 1С:Документооборот

Конфигурация позволяет решать ряд задач, часть из них представлена ниже:

  • Автоматизация процессов учета и обработки данных
  • Организация цифрового делопроизводства между подразделениями
  • Хранение, архивирование файлов с возможностью быстрого поиска и доступа к ним
  • Управление бизнес-процессами, связанными с рассмотрением договоров (согласование, утверждение, исполнение)
  • Ведение реестра входящей, исходящей корреспонденции (подключен автоматизированный контроль сроков исполнения)
  • Уведомление сотрудников о необходимости выполнения задач
  • Контроль прав доступа сотрудников к данным
  • Автоматическое формирование, отправка писем по электронной почте, через сервисы цифрового документооборота с контрагентами

Это лишь доля возможностей, предоставленных 1С.

Как внедрить 1С и начать с ней работать

Для того, чтобы начать работу с конфигурацией, необходимо сначала установить и настроить её на платформе 1С или на сервере 1С:Предприятие.

Внедрение системы 1С происходит с помощью специалистов компании, при настройке учитывающих её особенности и выставляющих нужные параметры. Необходимо определиться с целями и задачами, в соответствии с которыми будет работать программа. Каждая организация решает, что подходит конкретно ей.

После всех настроек можно смело приступать к решению задач.

10 фишек программы, о которых стоит знать

Наконец, мы переходим к главной части сегодняшней статьи: 10 главных фишек 1С:Документооборот, которые будет полезно знать. Стоит отметить, что указанные далее возможности относятся к версиям 1С:Документооборот КОРП, 1С:Документооборот государственного учреждения, в 1С:Документооборот ПРОФ представлена лишь часть из них.

Автоматическое распознавание данных в 1С

1С располагает функцией, позволяющей автоматически распознавать документы. Например, вам требуется заполнить определенные поля в накладной или счете на оплату, требующие ручного ввода данных или их составления. Благодаря данному распознаванию часть полей будет заранее заполнена, потребуется лишь проверить сведения и ввести недостающие данные.

Распознавание происходит через внешнее приложение CuneiForm или через сервис 1С: Распознавание документов.

Распознавание

Также для всех типов корреспонденции существуют шаблоны, упрощающие их рассмотрение:

Документ Простые бизнес-процессы Композиция
Входящий Рассмотрение, Исполнение, Ознакомление, Поручение Обработка входящего = Рассмотрение + Исполнение/Ознакомление + Поручение (поместить в дело)
Внутренний Согласование, Рассмотрение, Утверждение, Исполнение, Ознакомление, Регистрация, Поручение Обработка внутреннего = Согласование + Утверждение + Регистрация + Рассмотрение + Исполнение/Ознакомление + Списание(поручение)
Исходящий Согласование, Утверждение, Исполнение, Ознакомление, Регистрация, Поручение Обработка исходящего = Согласование + Утверждение + Регистрация

Электронная подпись

В 1С предусмотрено надежное хранение конфиденциальной информации. Электронная подпись (ЭП) — один из ключевых гарантов безопасности, в первую очередь волнующих сотрудников и руководителей организаций. Она наделяет материалы юридической силой и ничем не отличается от подписи на бумажном носителе.

Конфигурация располагает тремя видами ЭП: простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной.

Подпись устанавливается в карточке документа или файла командой “Подписать”.

Функция сокращает время согласования и утверждения документов: сотруднику не нужно идти к руководителю за подписью, достаточно сделать один клик с места, чтобы отправить уведомление о необходимости подписания документа.

Автоматическая проверка документов на соответствие

В системе существует возможность установить правила и требования, в соответствии с которыми будет проверяться вся документация. Решение сокращает и упрощает работу, особенно, когда обязанности сотрудника на постоянной основе связаны с рассмотрением однотипных файлов.

Функция позволяет осуществлять проверку необходимых полей, например, соответствие суммы в акте сумме в платежном поручении, что повышает точность и надежность обработки.

Электронный архив

Преимущество электронного архива документов заключается в контроле доступа к материалам. Несколько людей сразу могут производить действия с одним файлом, также предоставлен быстрый поиск. В целом это намного удобнее и безопаснее, чем хранение стопок бумаг в офисе.

В 1С предусмотрено хранение файлов в электронном виде, стоит только выставить нужные фильтры для ускоренного поиска.

Система уведомлений и оповещений

Как известно, дедлайны — неотъемлемая часть любого бизнес-процесса. В программе существует система оповещений, уведомляющая пользователей и напоминающая о необходимости выполнить определенное поручение.

Фишка заключается в гибкости настроек: сотрудники могут настраивать уведомления по необходимому запросу, получать уведомления не только о сроках задач, но и новых событиях, об отмене или переносе мероприятия, изменении в файле, о выполнении этапа какого-либо процесса и многое другое.

Интеграция с другими конфигурациями

Среди обширного функционала также предусмотрена интеграция с другими системами на базе 1С. Одними из популярных комбинаций являются 1С:Документооборот — 1С:ERP и 1С:Документооборот — 1С:Бухгалтерия.

Подобные связки позволяют синхронизировать данные между различными системами и автоматически обновлять информацию, что в свою очередь значительно упрощает работу с данными, повышает эффективность бизнес-процессов.

Контроль доступа к данным

Как правило, рабочие материалы содержат конфиденциальную информацию разного уровня, доступ к которой могут иметь не все. То же самое можно сказать об этапах бизнес-процессов, поэтому встает вопрос о выдаче прав определенной степени сотрудникам.

1С позволяет настраивать уровни доступа сотрудников в соответствии с их должностью и полномочиями. Таким образом обеспечивается информационная безопасность данных.

Аналитика и отчетность

Все данные о выполнении трудовой нагрузки специалистами хранятся в системе, руководители могут легко проверить и, проанализировав информацию, оценить эффективность их работы.

Функционал дополнительно предоставляет возможность формирования отчетов различного характера: например, отчета о закрытых задачах или об учете рабочего времени сотрудников.

Мобильное приложение

Когда дело касается работы, оставаться на связи — очень важно. С этой целью было разработано мобильное приложение 1С, предоставляющее возможность пользователям удаленно осуществлять выполнение поручений и решать бизнес-вопросы.

Приложение позволяет получить доступ к файлам, проверить почту, просмотреть информацию и многое другое.

Гибкость настроек

Широкий функционал 1С оснащен рядом параметров, легко настраиваемых и упрощающих работу, поиск и хранение данных. То же самое касается правил рабочих процессов, устанавливаемых компанией согласно потребностям и требованиям. Благодаря гибким настройкам возможно адаптировать 1С под конкретные запросы компании, повысить эффективность её деятельности.

Итог

Документооборот 1С — многофункциональный инструмент, позволяющий оптимизировать внутри организации рабочие процессы, связанные с документацией и, как мы выяснили, не только с ней. Её внедрение позволит улучшить эффективность жизнедеятельности фирмы, обеспечит безопасность и контроль над делопроизводством. С 1С:Документооборот больше не придется хранить кипы бумаг в офисе и волноваться об их сохранности.

Другие статьи

Интеграция с маркетплейсами
Интеграция с маркетплейсами

В статье разобрали, как автоматизировать бизнес-процессы на маркетплейсах и управлять несколькими аккаунтами в одном окне

Время10 мин.

1С Облако или собственный сервер — что выгоднее?
1С Облако или собственный сервер — что выгоднее?

Что такое облако и почему оно выгоднее, чем другие решения 1С? Мы сравнили и сделали расчёт. Читайте подробнее.

Время5 мин.

Облачная или локальная 1С - что выбрать?
Облачная или локальная 1С - что выбрать?

С развитием информационных технологий многие предприятия сталкиваются с вопросом: использовать ли облачные решения или придерживаться традиционных локальных систем?

Время5 мин.

Наши контакты

Есть вопросы? Оставьте заявку и мы вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности